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Wegweiser Benannte Stellen: XML-Datei-Upload

Wenn Sie als Benannte Stelle Ihre Bescheinigungen in einem eigenen Datenbanksystem erfassen und verwalten, so besteht die Möglichkeit über eine XML-Datei die Daten in das Medizinprodukte-Informationssystem zu importieren. Eine Schnittstellenbeschreibung und entsprechende Prüfvorschriften sind verfügbar.

Der folgende Wegweiser erläutert den Vorgang des XML-Datei-Uploads.

Melden Sie sich mit Ihrem Usercode und Ihrem Passwort im MP-Informationssystem an. Wählen Sie auf der Übersichtsseite den Navigationspunkt "Bescheinigungen" oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstieg Erfassung".

Screenshot: Wegweiser Benannte Stellen - Übersicht

 

Wählen Sie den Navigationspunkt "XML-Datei-Upload" oder klicken Sie auf die Schaltfläche "XML-Datei-Upload".

Screenshot: Wegweiser Benannte Stellen - Übersicht Bescheinigungen

 

Wählen Sie die entsprechende Option aus, wie mit Duplikaten verfahren werden soll. Für alle Meldungen, die im Bereich "In Bearbeitung" vorhanden sind (d.h. noch nicht in den Datenbestand freigegeben), sind folgenden Optionen verfügbar:

  • nur neue Meldungen werden übernommen, gefundene Duplikate bezüglich der Bescheinigungsnummer werden nicht importiert
  • neue Meldungen werden übernommen, gefundene Duplikate bezüglich der Bescheinigungsnummer mit fehlerhaftem Status werden überschrieben
  • neue Meldungen werden übernommen, alle gefundene Duplikate bezüglich der Bescheinigungsnummer werden überschrieben

Bitte beachten Sie, dass schon generierte Meldungen, d.h. Meldungen, die sich bereits im Datenbestand befinden, generell nicht überschrieben werden können.

Wählen Sie anschließend die hochzuladende XML-Datei von Ihrem Rechner aus. Klicken Sie abschließend auf "Meldungen hochladen".

Screenshot: Wegweiser Benannte Stellen - XML-Datei-Upload

 

Beim Upload wird die XML-Datei auf formale Fehler überprüft. Entspricht die Datei nicht dem geforderten Format, so ergibt sich direkt eine Fehlermeldung, die die fehlerhaften Zeilen in Ihrer XML-Datei ausgibt. Ist die Datei formal korrekt, findet die Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität der Feldinhalte statt. Die hier gefundenen Fehler werden in einem Fehlerprotokoll ausgegeben.

Dies kann folgende Fehler betreffen: 

  • es ist schon eine identische Bescheinigungsnummer vorhanden
  • zu einer Änderungsmeldung kann die Vorgängermeldung anhand der Bescheinigungsnummer nicht gefunden werden
  • die frühere Nummer der Bescheinigung ist mehrmals in der XML-Datei vorhanden (multiples Ersetzen und mehrfache Änderungen sind nicht möglich)
  • der Inhalt der Meldung ist fehlerhaft

Zu einer Bescheinigungsnummer kann pro Tag (pro Generierungsvorgang) nur eine Änderungsmeldung importiert werden, da die Reihenfolge sukzessiver Meldungen vom System nicht bestimmt werden kann. Die Generierung der Daten in den Datenbestand erfolgt täglich von Montag bis Freitag außer am Donnerstag. Eine multiple Ersetzung einer Bescheinigung ist nicht per XML-Upload aber durch manuelle Erfassung möglich. Bitte beachten Sie dies bei der Erstellung Ihrer Dateien.

Die erfolgreich importierten Meldungen werden tabellarisch inkl. Bearbeitungsstatus aufgelistet.

Screenshot: Wegweiser Benannte Stellen - XML-Datei-Upload

 

Fehlerfreie Meldungen erhalten den Status "freigegeben" und werden automatisch bei der nächsten Generierung in den Datenbestand transferiert.

Als "fehlerhaft" ausgewiesene Meldungen können mit den Aktionen "ansehen", "bearbeiten" und "löschen" bearbeitet werden. Nach Bearbeitung der ersten fehlerhaften Datei finden Sie alle importierten Meldungen im Bereich "In Bearbeitung" wieder. Mit Hilfe des Filters "importiert" erhalten Sie dort einen Überblick über die aktuell importierten Meldungen und können deren Bearbeitung fortsetzen.

Screenshot: Wegweiser Benannte Stellen - XML-Datei-Upload

Gehen Sie nacheinander mit Hilfe der Schaltfläche "speichern und weiter" die einzelnen Formularabschnitte durch und korrigieren Sie die angezeigten Fehler. Prüfen Sie im Formularabschnitt Kontrolle alle Daten. Wählen Sie abschließend im Pulldown-Menü die Option "Meldung freigeben" und klicken Sie auf "los". Sie erhalten eine Bestätigungsseite, dass die Meldung freigegeben wurde.